Использование личного авто сотрудника в целях организации
Марина Пронина, управляющий партнер бюро «Пронина, Пономарева и партнеры»
Если у вашей компании нет автотранспорта, но он нужен, и есть у сотрудника, который не против его предоставить — вы можете использовать автомобиль этого сотрудника. При условии, что все будет надлежащим образом оформлено.
- Договор аренды авто с экипажем, согласно ст. 632 ГК РФ. По сути, аренда авто с водителем, управлять им может только владелец. Ремонт, страховка — за счет водителя. Бензин, эксплуатационные расходы — за счет арендатора. Водитель с суммы арендной платы должен платить НДФЛ, взносы в фонды — только если это указано в договоре. Контролирующие органы любят этот договор трактовать как смешанный договор аренды ТС и договор по оказанию услуг водителя. Со второго начисляются взносы, и они могут быть доначислены. А значит лучше заключать именно два разных договора — аренда ТС и услуги водителя.
- Договор аренды авто без экипажа, согласно ст. 642 ГК РФ. По сути, как в первом случае, только без услуг водителя. Управляет авто любой сотрудник компании, компания же несет все расходы по эксплуатации и ремонту ТС. С суммы аренды исчисляется НДФЛ, взносами не облагается.
- Соглашение о компенсации, ст. 188 ТК РФ. По сути, допсоглашение к трудовому договору, размер и порядок выплаты обговаривается, строгих правил на этот счет нет. Компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами в полном размере, который был согласован между работодателем и сотрудником, на основании положений п.3 ст. 217, абз. 10 пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ.
Компания, арендующая автомобиль сотрудника, для учета расходов с целью налогообложения не может учесть компенсацию сверх нормативов, указанных в Письме Минфина от 02.08.2019 г. № 03-11-11/58296.
И пара слов о путевом листе. Путевой лист обязательно оформляется в случае перевозки пассажиров или грузов. В остальных случаях он является одним из первичных документов, подтверждающих эксплуатационные расходы ТС.