Как не допустить доначислений из-за документооборота

Статья Ольги Пономаревой в Журнале Практическое налоговое планирование» №  8 август 2021

Каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом. Этого требует и бухгалтерский, и налоговый учеты. Если в документообороте изъяны, возможны налоговые доначисления. Эксперты поспорили, как минимизировать негативные налоговые последствия в нестандартных ситуациях. Кто из них прав, решали посетители сайта «ПНП» nalogplan.ru.

«Решительный» «Осторожный»
Компания не получила первичку от поставщика. Есть только сканы документов. Стоит ли проводить операцию в учете?
Да, но только в бухгалтерском учете и лишь в исключительных случаях Нет, сканы не отвечают требованиям к первичным документам
Информация из первичной документации подлежит своевременной регистрации (ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Правила документооборота и технологию обработки учетной информации утверждает руководитель (п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»). Директор вправе зафиксировать в учетной политике, что сканы первички бухгалтерия принимает к учету. И в дальнейшем каких-либо препятствий для проведения скан-документов в бухгалтерском учете не будет.

Чиновники не против такого подхода. Минфин допустил использование сканов документов для отражения операций в бухучете в исключительных случаях (письма от 13.05.2020 № 03-03-07/38785, от 27.04.2020 № 03-03-06/3/34068, от 22.04.2020 № 03-01-10/32570). ФНС того же мнения (письмо от 26.02.2021 № СД-4-3/2476).

А вот в налоговом учете без оригиналов не обойтись. Но если вы уверены, что обязательно получите оригиналы в будущем, можете временно провести операцию для целей налогообложения по скану документа.

В налоговом учете использовать сканы нельзя. Статья 313 НК требует определять налоговую базу на основе данных первичных документов. Сканы первичных документов не подтверждают расходы для целей налога на прибыль. Для признания расходов в налоговом учете бумажные документы должны иметь «живые» подписи на бумаге, а электронные документы — ЭЦП. Требование должно соблюдаться даже в исключительных случаях, например, в период самоизоляции (п. 1 ст. 252 НК, письма Минфина от 13.05.2020 № 03-03-07/38785, от 13.02.2020 № 03-03-06/1/9882 и ФНС от 02.07.2019 № СД-4-3/12855@).

Скан документа не приравнивается к оригиналу, даже если его подписали все участники операции с помощью ЭЦП. Для подтверждения расходов нужно иметь оригинал документа или копию, заверенную надлежащим образом (письма Минфина от 25.10.2019 № 03-03-06/1/82236, от 02.10.2020 № 03-03-06/1/86376).

В бухучете сканы первичных документов можно использовать в исключительных случаях. Например, в период самоизоляции из-за коронавируса. Но в дальнейшем нужно получить оригиналы документов.

 

Компания планирует полностью перейти на электронный документооборот. Опасно ли полностью отказываться от бумажной первички с точки зрения подтверждения налоговых расходов?
Нет, никакой разницы между бумажным и электронным документом нет Да, существуют ситуации, когда без бумаги не обойтись
С точки зрения закона нет никакой разницы между бумажными и электронными документами (п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Для целей налогового учета документы равнозначны, если электронный бланк подписан квалифицированной электронной подписью (п. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Расходы, которые налогоплательщик подтверждает электронной первичкой, также должны соответствовать принципам экономической целесообразности (письма ФНС от 05.10.2020 № СД-4-3/16193@ и Минфина от 13.02.2020 № 03-03-07/9888, от 27.03.2020 № 03-03-06/1/24411).

В сравнении с бумажным вариантом, электронный формат имеет преимущество. Число лиц, имеющих возможность поставить ЭЦП, ограничено. Следовательно, при возникновении спора с ИФНС, определить кто именно подписал документ, будет проще. Рисков меньше.

Полностью перейти на электронный документооборот не получится. Не все контрагенты готовы обмениваться электронными документами. Придется вести документооборот в двух формах сразу.

Кроме того, в некоторых случаях закон требует составлять документы исключительно на бумажном носителе (п. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Также необходимо составлять и передавать налоговикам документы в бумажной форме, если документы в электронной форме не соответствуют формату ФНС. Такие документы подаются на бумажном носителе в виде заверенной копии с отметкой о подписании электронной подписью (письмо ФНС от 11.12.2017 № ЕД-4-15/25048).

Также есть опасность технического сбоя и потери электронной первички. Негативные налоговые последствия в этом случае неизбежны.

Иностранный поставщик отправляет нам типовую первичку на английском языке. Меняются только цифры. Нужно ли каждый раз переводить документы на русский?
Нет, достаточно перевести документ один раз, дальше принимать без перевода Да, необходим построчный перевод каждого первичного документа
Минфин подтверждает, что Налоговый кодекс не регламентирует порядок перевода первичных учетных документов с иностранного на русский язык (письмо Минфина от 29.04.2019 № 03-03-06/1/31506). Основные требования к расходам в налоговом учете перечислены в пункте 1 статьи 252 НК. Там нет указания на необходимость перевода каждого документа.

Минфин также указывает, что в случае наличия у налогоплательщика первичных документов, составленных на иностранном языке по типовой форме, достаточно однократно осуществить перевод на русский язык постоянных показателей. В дальнейшем перевод производится по необходимости, то есть когда какие-либо строки или графы меняются. Таким образом, можно не переводить на регулярной основе те документы, бланки которых остаются неизменными. Достаточно лишь сделать это один раз (письмо Минфина от 03.11.2009 № 03-03-06/1/725).

Налогоплательщик вправе учесть налоговые расходы, подтвержденные иностранными первичными документами (п. 1 ст. 252 НК). Но при этом первичку обязательно надо перевести на русский язык (письмо Минфина от 20.01.2021 № 03-03-06/1/2476). Этого требует закон.

Согласно пункту 1 статьи 68 Конституции русский — государственный язык. Делопроизводство в организациях и на предприятиях должно осуществляться на русском языке (п. 1 ст. 16 Закона от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации»).

Для отражения первичных документов в бухгалтерском и налоговом учете важен построчный перевод на русский язык. А вот, кто этим будет заниматься: профессиональный переводчик или штатный работник компании без диплома лингвиста значения не имеет (письмо Минфина от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202).

 

 

Авиабилет приобрели в бездокументарной форме. Маршрут-квитанция и посадочный талон отсутствуют. Есть ли риск доначисления налога на прибыль?
Нет, если есть иные подтверждающие документы Да, безопаснее не принимать расходы в налоговом учете
Минфин допускает возможность заменить маршрут-квитанцию и посадочный талон иными документами, свидетельствующими о произведенных расходах. Так, в письме от 15.01.2021 № 03-03-06/1/1448 указано, что какого-либо конкретного перечня документов для подтверждения расходов на перелеты в Налоговом кодексе нет. Следовательно, обосновать потребление услуги можно любыми документами. Одна должны прямо или косвенно подтверждать факт использования приобретенных авиабилетов (письма Минфина от 28.01.2020 № 03-03-06/1/4908, от 20.12.2019 № 03-03-07/99934, от 20.09.2019 № 03-03-07/72477).

Например, вместо штампа о досмотре можно предъявить проверяющим справку, выданную авиаперевозчиком или его представителем, где указана вся информация, необходимая для подтверждения полета (письма Минфина от 28.02.2020 № 03-03-06/1/14640, от 24.09.2019 № 03-03-07/73187, от 30.04.2019 № 03-03-06/1/32038).

Наличие посадочного талона не является обязательным условием подтверждения факта перевозки (письмо Минфина от 09.12.2019 № 03-03-05/95878).

Маршрут-квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции — документы строгой отчетности. Эти формы утвердил Минтранс (п. 2 приказа от 08.11.2006 № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации»).

Если авиабилет приобрели в электронном виде, то оправдательными документами, подтверждающими расходы на его приобретение, являются:

  • маршрут-квитанция электронного авиабилета, в которой указана стоимость перелета;
  • посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по маршруту, указанному в электронном авиабилете.

Это следует из письма Минфина от 15.01.2021 № 03-03-06/1/1448).

Если документы соответствуют критериям пункта 1 статьи 252 НК, нормам Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», а посадочный талон содержит штамп о досмотре, то волноваться не о чем (письмо Минфина от 28.02.2020 № 03-03-06/1/14644).

Источник: nalogplan.ru